Tenir son livre de recettes

Qui doit le tenir

Tous les micro-entrepreneurs, sans exception : activité commerciale, artisanale ou libérale, à titre principal ou complémentaire, avec ou sans chiffre d'affaires.

C'est la contrepartie de la simplicité du régime. Vous êtes dispensé de bilan, de compte de résultat et de comptabilité en partie double ; en échange, vous tenez ce registre, qui permet de vérifier que le chiffre d'affaires déclaré correspond bien à ce que vous avez encaissé.

Une année sans aucune recette ne dispense pas de tenir le livre : il existe, et il est vide. C'est en soi une information vérifiable.

Ce qu'il doit contenir

Chaque encaissement fait l'objet d'une ligne, comportant :

La colonne mode de règlement est celle qu'on oublie le plus souvent, et elle n'a rien d'accessoire : elle permet de rapprocher chaque ligne d'un mouvement bancaire, et de distinguer ce qui a été encaissé en espèces.

Le livre doit être tenu chronologiquement, sans blanc ni rature. Une écriture erronée se corrige par une nouvelle écriture, jamais par effacement.

La règle de l'encaissement

C'est le point qui produit le plus d'erreurs de déclaration, et il tient en une phrase : en micro-entreprise, on compte l'argent reçu, pas les factures émises.

Comptabilité de caisse

Une recette est enregistrée le jour où le paiement est reçu. Une facture émise le 20 décembre et réglée le 8 janvier appartient à l'année suivante ; une facture jamais payée n'entre jamais dans le livre.

Deux conséquences pratiques. D'abord, vos plafonds et vos seuils de TVA se calculent sur l'encaissé : un client qui paie en retard déplace votre chiffre d'affaires d'une année sur l'autre. Ensuite, votre déclaration URSSAF se prépare directement à partir du livre, sans retraitement.

Quelques cas qui reviennent : un acompte se note à sa date de versement, pour son montant ; un paiement échelonné donne une ligne par échéance reçue ; un chèque se compte à son encaissement effectif ; un remboursement au client se traduit par une écriture négative, pas par la suppression de la ligne d'origine.

Sous quelle forme le tenir

La forme est libre : cahier papier, tableur, logiciel. Aucun modèle officiel ne s'impose, seul le contenu compte.

Le risque du tableur n'est pas théorique : il tient à la double saisie. Vous émettez une facture d'un côté, vous notez l'encaissement de l'autre, et rien ne garantit que les deux coïncident. Les écarts se découvrent au moment de la déclaration, quand il faut reconstituer plusieurs mois.

Le registre des achats

Une seconde obligation s'ajoute pour certaines activités : la vente de marchandises, la vente de denrées à emporter ou à consommer sur place et les prestations d'hébergement.

Les prestataires de services purs — consultants, formateurs, graphistes, développeurs, coachs — n'y sont pas soumis.

Le principe est symétrique de celui du livre des recettes : pour chaque achat, la date, la référence de la pièce, le nom du fournisseur, la nature de l'achat, le montant et le mode de règlement.

Les justificatifs à conserver

Le livre seul ne suffit pas. Il doit pouvoir être appuyé par les pièces correspondantes :

• vos factures émises, dans leur numérotation continue ;
• les factures d'achat pour les activités concernées ;
• vos relevés bancaires, en particulier ceux du compte dédié à l'activité ;
• les justificatifs de paiement et, le cas échéant, les récapitulatifs journaliers.

L'ensemble se conserve dix ans à compter de la clôture de l'exercice concerné — obligation qui survit à la cessation d'activité.

Ce qui se passe en cas de contrôle

L'administration peut demander à consulter votre livre. Le déroulement est simple : on vérifie que le chiffre d'affaires déclaré à l'URSSAF et aux impôts correspond aux encaissements enregistrés, et que ceux-ci sont justifiés par des pièces.

Un livre absent, incomplet ou manifestement reconstitué a une conséquence lourde : la comptabilité peut être rejetée, et le chiffre d'affaires évalué d'office par l'administration — avec les redressements et pénalités qui l'accompagnent.

C'est la vraie raison de tenir ce registre au fil de l'eau. Reconstituer dix-huit mois d'encaissements à partir de relevés bancaires est possible, mais long, incertain, et le résultat se voit.

Les erreurs les plus fréquentes

• Noter la date de facture au lieu de la date d'encaissement. C'est l'erreur numéro un : elle décale le chiffre d'affaires d'une période à l'autre.
• Oublier les encaissements hors virement : espèces, paiements via une plateforme, règlements passés sur un compte personnel.
• Ne noter que le net reçu quand une plateforme prélève une commission. C'est le montant facturé au client qui constitue votre recette ; la commission est une charge, non déductible en micro.
• Effacer une ligne erronée au lieu de la corriger par une écriture nouvelle.
• Rattraper le retard une fois par an, la veille de la déclaration.

Questions fréquentes